Hvordan redusere anskaffelseskostnader på forbruksmateriell?

E-procurement, elektroniske innkjøpsprosesser, EDI, innkjøpssystemer, kjært barn har mange navn. Til felles har de alle sammen at de har som mål å redusere den totale kostanden ved å gjøre anskaffelser. For å vurdere den totale kostanden er man nødt til å se på hele prosessen. Helt fra behov til betaling av faktura.

HVORDAN KOMME I GANG MED E-PROCUREMENT (ELEKTRONISK BESTILLING)?

Elektronisk innkjøp starter i de fleste tilfeller med at man må få tilgang til leverandørens produkter. Dette gjøres i det fleste tilfeller med en Punch-Out katalog. Punch-Out er en katalog der man bruker leverandørens nettbutikk som katalog for å finne de produktene man ønsker, for deretter å overføre handlekurven til sitt innkjøpssystem. Fordelene med Punch-Out er at den gir enkel tilgang til bestilling av produkter, alltid oppdaterte priser, lagerstatus og en vedlikeholdsfri katalog. Det andre alternativet er en statisk katalog hvor man laster opp en prisfil i kundens system. Ulempen med dette er at den raskere blir utdatert og ofte ikke har like mye informasjon som ved en Punch-Out.

HVILKE FORDELER HAR E-PROCUREMENT?

Vi er ofte i dialog med kunder som sier at de ikke setter opp integrasjoner med leverandører under en viss omsetning. I vårt tilfelle burde dette styres av antall transaksjoner. Det er som kjent kostnadene ved å behandle fakturaer og godkjenne innkjøp flere ganger man unngår ved en elektronisk innkjøpsprosess. Ved å sette opp en E-Procurement integrasjon og automatisere disse standard prosessene kan man opprette PO/innkjøpsordre og godkjenne innkjøpet allerede her. Når fakturaen etter en stund dukker opp i systemet kan den godkjennes automatisk fordi summen stemmer overens med innkjøpsordren. Vi kan også legge ved koder på hvert produkt som muliggjør automatisk kontering. Noe som gir deg som innkjøpsansvarlig bedre oversikt over hva man bruker pr. produktkategori.

Vi anslår at man kan redusere tidsbruken på anskaffelser med 30%, og som vi alle vet er tid penger. Mindre administrativt arbeid fører til mindre kostnader.

TYDELIG OVERSIKT OVER HELE INNKJØPSPROSESSEN

Med tydelig oversikt over hele innkjøpsprosessen har du mer tid til å fokusere på din kjernevirksomhet. Elektroniske innkjøpsprosesser øker også graden av kontroll og sikrer lojalitet til avtalen. Ved å ha integrasjoner med de leverandørene man har skrevet avtale med sikrer man at det er disse man handler fra. Dette vil også gi deg bedre forhandlingsmakt ved neste kontraktsforhandling.

Vi kan enkelt integreres med:

• Sap Ariba
• Coupa
• IBX / Tradeshift
• Visma

I tillegg har Würth støtte for alle strukturerte filformater, og kan knyttes mot 98% av alle kommersielle systemer.