Elektronisk innkjøp, e-procurement, EDI, innkjøpssystemer, kjært barn har mange navn. Til felles har de alle sammen at de har som mål å redusere den totale kostanden ved å gjøre anskaffelser. For å vurdere den totale kostanden er man nødt til å ta med alt. Leting etter riktig produkt/tjeneste, innhenting av tilbud, det faktiske kjøpet, varemottak, utpakking og ikke minst kontering og betaling av faktura.

Hvordan komme i gang med elektronisk bestilling?

Elektronisk bestilling starter i de fleste tilfeller med at man må få tilgang til leverandørens produkter. Dette gjøres i det fleste tilfeller med en punch-out katalog. Punch-out er en katalog der man bruker leverandørens nettbutikk som katalog for å finne de produktene man ønsker for deretter å overføre de til sitt innkjøpssystem. Dette har helt klare fordeler da man alltid har oppdatert katalog og man kan se lagerstatus etc. Det andre alternativet er statisk katalog hvor man overfører en fil med produkter. Ulempen med dette er at den raskere blir utdatert og ofte ikke har like mye informasjon som ved en punch-out.

e-procurement

Hvilke fordeler har e-procurement?

Vi er ofte i dialog med kunder som sier at de ikke setter opp integrasjoner med leverandører under en viss omsetning. I vårt tilfelle burde dette styres av antall transaksjoner. Det er som kjent kostnadene ved å behandle fakturaer og godkjenne innkjøp flere ganger man unngår ved elektronisk bestilling. Ved å sette opp slike systemer kan man opprette PO/innkjøpsordre og godkjenne innkjøpet allerede her. Når fakturaen etter en stund dukker opp i systemet kan den godkjennes automatisk fordi summen stemmer overens med innkjøpsordren. Vi kan også legge ved koder på hvert produkt som muliggjør automatisk kontering. Noe som gir deg som innkjøpsansvarlig bedre oversikt over hva man bruker pr. produktkategori.

Vi anslår at man kan redusere tidsbruken på anskaffelser med 30%. Vi har også systemer som gjør at vi kan laste opp ordreforslag direkte fra våre selgere og inn i deres system. Det gjør at man har full kontroll og kan kjøre disse bestillingene igjennom de rette kanalene for godkjenning.

Bedre kontroll over hvilke leverandører som benyttes

Elektronisk bestilling øker også graden av kontroll og sikrer lojalitet til avtalen. Ved å ha integrasjoner med de leverandørene man har skrevet avtale med sikrer man at det er disse man handler fra. Dette vil også gi deg bedre forhandlingsmakt ved neste kontraktsforhandling.

Vi kan enkelt integreres med:

  • Sap Ariba
  • Coupa
  • IBX / Tradeshift
  • Visma Proceedo

I tillegg kan Würth støtte for alle strukturerte filformater og kan knyttes mot 98% av alle kommersielle systemer.
CTA-edi